BATULICIN,headline9.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu melaksanakan kegiatan Evaluasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu, Kamis (18/11).
Kegiatan tersebut tersebut dibuka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanah Bumbu, M Yusri bertempat dikantor dispersip Tanah Bumbu.
Kegiatan ini dihadiri oleh petugas pengelola arsip dan juga Kasubbag Umum kepegawaian dari seluruh SKPD dilingkup Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu.
Dalam sambutannya Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanah Bumbu M Yusri menyampaikan, bahwa pentingnya melakukan penyusutan arsip sebagai tahapan terakhir siklus daur hidup arsip.
Idealnya, arsip memiliki daur hidup, daur hidup dimaksud adalah penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip diciptakan oleh unit pencipta berdasarkan tata naskah dinas dan klarifikasi arsip, kemudian arsip digunakan dan dipelihara oleh unit pengolah berdasarkan jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, selanjutnya arsip tersebut disusutkan.
Penyusutan dimaksud dibagi menjadi tiga, yakni pemindahan ke record center, pemusnahan oleh pencipta arsip dan penyerahan arsip kelembagaan kearsipan serta kegiatan penyusutan tersebut berpedoman kepada jadwal retensi.
Selain itu kegiatan ini juga sebagai bentuk respon, dimana pada minggu sebelumnya Dispersip kedatangan tim audit kearsipan dari Provinsi Kalsel, “Salah satu indikator penilaian tim audit dari provinsi adalah soal penyusutan arsip, oleh karena itu untuk SKPD yang sudah melakukan penyusutan arsip diharapkan segera melaporkannya ke tim Lembaga Kearsipan Daerah (LKD),” Kata M Yusri.
Sementara itu, Kepala Bidang Kearsipan Dispersip Tabhu Hj. Noryana, juga yang kembali mengingatkan bahwa setiap SKPD wajib melaksanakan penyusutan arsip minimal satu kali dalam setahun yang dimasukan dalam target Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) staf, Pejabat Eselon IV dan Eselon III yang membidangi tugas kearsipan yang mana termuat dalam surat Bupati Tanah Bumbu Nomor: B/045/36/Dispersip-K.2.Bup/2021 hal : Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2021.
“Dari data yg telah kami terima sampai hari ini, ada 12 SKPD yang telah melakukan pemindahan arsip dan 2 SKPD yang sudah melakukan pemusnahan arsip.”
Hj. Noryana menambahkan “Untuk SKPD/Unit kerja yang belum sama sekali melakukan penyusutan arsip, sekarang ini untuk tahun 2021 masih ada waktu sebulan untuk dapat melakukan penyusutan arsip.
Namun apabila memang tidak bisa melakukan pemusnahan arsip ataupun penyerahan arsip statis mengingat waktu yang masih tersisa tahun 2021, bisa saja melakukan pemindahan arsip saja, yang mana tidak memerlukan prosedur dan waktu yang cukup panjang.
Kegiatan dilanjutkan dengan memberikan materi tentang penyusutan arsip yang disampaikan oleh Farid Junis Setiawan sebagai Arsiparis Ahli Pertama di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menambahkan, “SKPD yang telah melakukan pemusnahan arsip, selanjutnya diharapkan mulai memperhatikan arsip statisnya.
“Kalau memang memiliki arsip statis bisa segera diserahkan ke LKD, karena sampai saat ini kegiatan penyusutan arsip di Pemkab Tanah Bumbu yg belum pernah dilaksanakan adalah penyerahan arsip statis ke LKD,” Pungkasnya.
